Op de fiets naar de praktijk
Vernieuwde versie – 1 juni 2023
Fietsen naar het werk is goed voor de gezondheid van werknemers, bespaart dure parkeerplekken en een fiets van de zaak is een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde. Maar het aanbieden van een fiets aan jouw werknemers is even puzzelen. Om je op weg te helpen zetten wij hier de belangrijkste spelregels uiteen. Heb je daarna nog vragen, dan helpen we je graag verder.
Fietsen stimuleren
Een werkgever kan op een aantal manieren stimuleren dat werknemers met de fiets naar de praktijk komen. De volgende vier varianten komen het meest voor:
- De werknemer mag een fiets van de werkgever onbeperkt gebruiken.
- De werknemer mag een fiets uitsluitend gebruiken voor zakelijke ritten.
- De werknemer krijgt een fiets van de werkgever.
- De werknemer krijgt reiskostenvergoeding, eventueel met een renteloze lening.
Wij adviseren om voor de meest eenvoudige variant te kiezen: de fiets door de werknemer zelf laten kopen. Dan is er geen bijzondere regeling van toepassing, de vergoeding is voor de werknemer onbelast en vaak ook voor de werkgever. Het geven van een onbelaste reiskostenvergoeding blijft gewoon mogelijk.
Geldlening
Het kopen van een fiets is een flinke uitgave. Om de werknemer hierbij te helpen kun je een renteloze lening aanbieden. De werknemer koopt dan zelf een fiets met het geld van de lening. Voor het verstrekken van een renteloze regeling is er een extra fiscaal voordeel: een werknemer die van zijn werkgever leent hoeft geen belasting te betalen over het rentevoordeel van de lening. De werknemer kan de lening (gedeeltelijk) terugbetalen van zijn of haar reiskostenvergoeding.
Fiets op de praktijk
Een alternatief is dat je als werkgever zelf een fiets aanschaft voor de praktijk. Dit lijkt een makkelijke en snelle oplossing. Maar let op, dan kun je de fiets alleen voor zakelijke ritten aan werknemers ter beschikking stellen. Als werknemers de fiets gebruiken voor privé dan wordt dit namelijk gezien als loon, waarover belasting betaald moet worden.
Andere opties
Hieronder hebben we de vier varianten uitgebreid op een rij gezet. Vanzelfsprekend kun je contact met ons opnemen als je naar aanleiding van dit overzicht nog vragen hebt, wilt overleggen of een regeling door ons wilt laten uitvoeren.
De werknemer mag een fiets van de werkgever onbeperkt gebruiken
Als je een fiets ter beschikking stelt waar jouw werknemer onbeperkt gebruik van mag maken, is dit loon voor de loonbelasting. De Belastingdienst stelt dit loon per jaar op een forfaitair bedrag van 7% van de consumentenadviesprijs van de fiets (inclusief btw), verminderd met een eventueel door de werknemer overeengekomen eigen bijdrage. Omdat je voor deze ritten al het vervoer hebt verzorgd, kun je geen onbelaste reiskostenvergoeding meer betalen. Zolang de fiets ter beschikking wordt gesteld is een eventuele aanvullende reiskostenvergoeding belast loon, waarvoor de mogelijkheid om een onbelaste reiskostenvergoeding te geven niet meer geldt.
Diverse bijkomende kosten voor de fiets mogen in deze situatie wel voor de werknemer onbelast worden vergoed, zoals de verzekering, de kosten van reparatie, een extra fietsslot, fietstassen of een tassensteun of elektriciteit. Deze laatste kosten worden gezien als kosten die de werkgever voor zichzelf, voor de eigen fiets maakt.
Op het forfaitair loon van de werknemer houd je maandelijks loonheffingen in of je wijst dit loon aan als eindheffingsbestanddeel. Als je het loon aanwijst als eindheffingsbestanddeel hoeft jouw werknemer geen belasting voor de fiets te betalen. Je betaalt een eindheffing van 80% van het loon als je in totaal meer eindheffingsloon aangeeft dan het bedrag dat je vrijgesteld mag geven (het loon boven de ‘vrije ruimte’).
Kosten, lasten en afschrijvingen van de fiets komen ten laste van de belastbare ondernemingswinst.
De werknemer mag een fiets uitsluitend gebruiken voor zakelijke ritten
Stel je een fiets ter beschikking voor uitsluitend zakelijke ritten? Bijvoorbeeld een fiets die steeds bij jouw praktijk blijft staan. Dan is het ter beschikking stellen van de fiets onbelast. Omdat je voor deze ritten al het vervoer hebt verzorgd, kunt geen onbelaste reiskostenvergoeding voor deze zakelijke ritten meer betalen. Een eventuele aanvullende reiskostenvergoeding zou dan in deze situatie tot belast loon leiden.
Kosten, lasten en afschrijvingen van de fiets komen ten laste van de belastbare ondernemingswinst.
De werknemer krijgt een fiets van de werkgever
Geef je de werknemer een fiets of vergoed je de aanschafkosten van een fiets? Dan is de aanschafwaarde van de fiets of de vergoeding loon voor de loonbelasting. Een onbelaste reiskostenvergoeding voor in het kader van de dienstbetrekking gereden kilometers blijft gewoon mogelijk.
Over de aanschafkosten van de fiets of de vergoeding bereken je loonheffingen, die je inhoudt op de loon van de werknemer of je wijst het loon aan als eindheffingsbestanddeel. Als je het loon aanwijst als eindheffingsbestanddeel hoeft jouw werknemer geen belasting voor de fiets te betalen. Je betaalt dan een eindheffing van 80% van het loon als je in totaal meer eindheffingsloon aangeeft dan het bedrag dat je vrijgesteld mag geven (het loon boven de ‘vrije ruimte’).
De vergoeding of de kosten van de fiets komen ten laste van de belastbare ondernemingswinst. Dat zijn loonkosten. Het is van belang om de factuur van de aanschaf te bewaren. De Belastingdienst kan dan bij een controle zien waarvoor de uitgave is gedaan
De werknemer krijgt een reiskostenvergoeding, eventueel met een renteloze lening
Iedere werknemer kan een onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen van € 0,19, voor in het kader van de dienstbetrekking gereden kilometers. Bijvoorbeeld woon-werkverkeer of zakelijke ritten. Voor deze onbelaste vergoeding maakt het niet uit met welk vervoermiddel de werknemer reist.
Om te stimuleren dat een werknemer op de fiets reist, is het mogelijk om de werknemer een renteloze lening te geven voor de aanschaf van een fiets naast de onbelaste reiskostenvergoeding. Het verstrekken van deze lening en het ontbreken van rentebetalingen wordt niet gezien als loon voor de loon- of inkomstenbelasting. De werknemer koopt dan zelf een fiets met het geld van de lening. Voor de aflossing van de lening zou daarbij bijvoorbeeld met de werknemer afgesproken kunnen worden dat de onbelaste reiskostenvergoeding wordt gebruikt om af te lossen op deze lening
Stroomschema Belastingdienst
Cafetariaregeling
Op internet vind je ook informatie over fietsregelingen waarbij wordt afgesproken dat werknemers afstand doen van een deel van hun loon, in ruil voor een fietsvergoeding. Dat wordt wel een ‘cafetariaregeling’ genoemd (de werknemer stelt zelf min of meer zijn ‘arbeidsvoorwaardenmenu’ samen). Brutoloon wordt dan uitgeruild tegen een voor de werknemer onbelaste fiets. De werknemer betaalt de fiets dan eigenlijk zelf en werkgever en werknemer delen het voordeel in werkgevers- en werknemerslasten.
Deze werkwijze ondersteunen wij niet voor onze ‘inzet-met-zorg-klanten’.
Deze regelingen passen niet in onze visie op goed werkgeverschap. Naast de bewerkelijkheid van het verwerken van een veelheid aan individuele regelingen, met voor elke regeling bijzondere afspraken, geldt voor de werknemer dat zijn of haar loon daadwerkelijk contractueel wordt verlaagd. De werknemer moet de fiets dan eigenlijk zelf betalen en voor alle inkomensafhankelijke regelingen geldt (in het jaar van de verlaging) het lagere loon. De werknemer krijgt dan bijvoorbeeld ook een lager loon als hij of zij ziek zou worden.
